Antoine n’a pas le temps de définir la stratégie de son entreprise, Sophie veut changer de travail mais ne trouve pas le temps de penser à la manière de s’y prendre, Jules rend ses rapports en retard parce qu’il n’a pas assez de temps, Julie n’a pas le temps de faire ce qu’elle veut, Marc et Albert n’ont pas le temps de créer le site web de leur entreprise...
Avoir du temps implique savoir gérer ses priorités.
Ne pas réussir à gérer ses priorités comporte plusieurs risques : par exemple, perdre un client à gros potentiel pour ne pas lui avoir consacré les efforts nécessaires, se disputer avec un associé (un chef, un client) du fait de ne pas respecter les engagements pris, continuer à faire toujours la même chose, car aucune place n’est accordée à la réflexion ou la créativité.
Gérer vos priorités requiert de préciser et suivre les trois aspects suivants :
- définir vos priorités,
- s’assurer d’atteindre ce que vous avez défini,
- ajuster vos priorités à la réalité.
Comment définir vos priorités ?
Vous devez préciser votre cadre de travail. Il s’agit de clarifier de combien de temps vous disposez pour votre activité professionnelle, et ensuite de décider ce à quoi vous allez consacrer ce temps.
Lorsque vous travaillez pour une entreprise, les horaires sont organisés par celle-ci (vous pouvez, tout de même, décider de faire des heures supplémentaires, ou au contraire de travailler à temps partiel), et vous avez souvent une certaine autonomie pour décider comment employer votre temps.
Lorsque vous travaillez à votre compte, il est indispensable d’être conscients du temps que vous allez dédier à votre activité. Je vous recommande de clarifier l’équilibre entre temps professionnel, social, familial, et personnel par jour, semaine, ou année.
Par exemple, Sophie a toujours apprécié d’avoir plus de vacances que la moyenne, Sandrine apprécie d’avoir du temps pour ses enfants tous les jours, Isabelle veut consacrer du temps à ses créations artistiques, Emmanuel veut participer à des projets humanitaires, Jean veut avoir le temps pour s’impliquer dans de nouveaux projets.
Je vous recommande de savoir exactement combien de jours vous allez consacrer à votre activité chaque année (et le nombre moyen d’heures par jour).
Quelle que soit votre situation, vous devrez ensuite décider comment répartir votre temps entre les quatre types de tâches que tout professionnel doit effectuer. Ces quatre types sont :
- le travail productif vous permet de facturer lorsque vous travaillez à votre compte – c’est la raison d’être de votre poste si vous travaillez en entreprise ;
- le travail commercial ou de vente comprend tout ce qui permet acquérir de nouveaux clients, projets, responsabilités, ou tâches ;
- le travail de management couvre la gestion des personnes – communication, formation, rémunération... – mais aussi la gestion des aspects financiers – facturation, créances, comptabilité, contrôle – créer un argumentaire pour demander une augmentation de salaire lorsque vous travaillez en entreprise rentre dans cette rubrique.
- Le travail d’innovation comprend tout ce que vous pouvez faire pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise, accélérer son expansion, et la préparer au futur.
Je vous recommande d’écrire les pourcentages de temps définis et d’inscrire à quoi cela correspond en nombre de jours par an.
Durant l’année, je vous conseille de vérifier comment votre temps est réellement distribué. Ce suivi peut se faire au jour le jour ou en observant une période représentative. Une feuille de calcul Excel simple permet de consigner le temps passé dans chaque rubrique.
Comment vous assurer de faire ce que vous avez défini ?
En surveillant comment vous utilisez votre temps, vous constaterez souvent que cela ne correspond pas à ce que vous aviez prévu. Divers facteurs peuvent contribuer à ce décalage :
- Il peut arriver qu’il vous soit plus facile de rester dans votre zone de confort. Ne pas effectuer les tâches commerciales, ne pas contrôler les finances, ne pas gérer l’équipe, ne pas dédier de temps à l’innovation... sont autant d’exemples de tâches que vous pouvez laisser de côté pour consacrer votre temps à ce que vous savez et aimez faire.
- Il peut arriver que vous cherchiez la perfection dans ce que vous faites – lisez le topoguide sur ce sujet.
- Il peut arriver que vous soyez emportés par la routine. Des tâches non prévues provenant de votre entourage ou que vous-même vous vous imposez, et les jours passent sans respecter les objectifs de répartition déterminés.
Comment ajuster vos priorités à la réalité ?
Lorsque vous observez un décalage entre les objectifs définis et la réalité, il est urgent de prendre des mesures pour le corriger dans un sens ou dans l’autre.
Il se peut que votre objectif soit ambitieux. Par exemple, il peut arriver que consacrer seulement 40 % de votre temps à produire ne vous permette pas de facturer assez, ou de faire ce qui vous est demandé par l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Vous pouvez, alors, prendre la décision de changer d’objectif.
Vous pouvez également, sans attendre de constater des différences significatives qui vous obligent à des mesures drastiques, utiliser des outils permettant de respecter vos priorités.
- Vous pouvez appliquer la loi de Pareto. La loi de Pareto définit que 20 % de vos efforts permettent d’obtenir 80 % des résultats que vous visez. Il faut analyser ce que vous faites et vous concentrer sur ce qui vous permet, par exemple, de facturer plus (si tel est votre objectif ou d’avoir plus de notoriété, ou de reconnaissance dans l’entreprise, ou plus de relations ou plus de références). C’est le cas d’Isabelle, qui a des activités multiples, certaines facturées 20 € de l’heure, et d’autres 100 € de l’heure. À quoi pensez-vous qu’elle devrait se consacrer ?
- Pensez à déléguer. Il s’agit d’analyser ce que vous faites et de déléguer tout ce qui vous prend trop d’énergie ou que vous ne savez pas faire, afin de consacrer votre temps à ce que vous faites bien et avec plaisir, et donc là où vous êtes certainement le plus productif.
- Vous devez savoir décider que faire en premier et que laisser de côté. Lorsque vous avez une liste d’activités à faire, je vous recommande de laisser de côté les plus difficiles ou celles qui ne donneront pas de résultats à court terme. Parmi les tâches restantes, je vous recommande d’effectuer en premier les plus faciles, et celles qui ont le potentiel de produire des résultats à court terme. C’est le cas de Victor, qui veut obtenir des rendez-vous pour présenter son nouveau projet – il commencera par appeler les contacts qui le connaissent déjà et qui peuvent être intéressés par son projet, en laissant de côté les contacts plus difficiles à atteindre et dont la capacité d’investissement dans son projet est incertaine.
- Vous pouvez refuser ce qui n’entre pas dans votre planning. Cela demande une excellente définition des priorités. Si elles ne sont pas définies avec réalisme et que vous ne donnez pas la priorité à ce qui est important dans votre vie, il va être difficile de dire non. Cela peut créer de la frustration. Lorsque le cadre est clair et que vous savez que vous devez dire non, il est possible que vous ayez peur de vous confronter à votre interlocuteur. Je recommande d’user l’assertivité, et si vous le pouvez, d’accompagner cette réponse ferme de solutions alternatives.
Il est important de retenir et d’appliquer ces méthodes pour gérer vos priorités, afin d’avoir du temps pour ce qui vous importe vraiment. Vous devez définir le cadre de vos priorités, veiller à atteindre vos objectifs et corriger ce qui doit l’être sans attendre.
Adopter un rituel de gestion des priorités vous permet également d’être plus sûrs que ce que vous faites est cohérent avec l’itinéraire que vous vous êtes fixés. Il vous évite l’inconfort, les remords, et même les burn-out. Cela vous permettra d’être plus attentifs aux opportunités qui se présentent dans la vie.
Je vous encourage à visualiser la video de la métaphore du vase et des pierres inspirée de Stephen Covey pour vous souvenir de l'importance de savoir quelles sont vos priorités.