Facturer ce que nous faisons est un véritable défi. Vous êtes vous déjà retrouvé avec une facture non encaissée et dans l’obligation de poursuivre un client ? Vous êtes vous déjà retrouvé à ne pas savoir comment facturer, alors que le service était déjà effectué (ou effectué en grande partie) ? Un client a-t-il déjà disparu avant que vous puissiez lui facturer quoi que ce soit (en raison d’un changement de priorité du client, ou d’une autre raison) ?
Une des difficultés, lorsque l’on se met à travailler à son compte (mais souvent en entreprise également), est d’apprendre à facturer ce que l’on fait.
Il y a trois variables que vous devez établir avant de commencer à travailler pour un client :
- le prix
- le mode de facturation
- le délai d’encaissement
La première étape consiste à définir le prix du produit ou service que vous voulez fournir.
Je vous recommande la lecture de le topoguide - récit de Mélanie, et de prendre, ainsi, connaissance des lignes directrices pour définir le prix approprié à vos produits ou services.
En plus d’appliquer ce modèle afin de déterminer le prix que vous devez communiquer, je recommande d’établir des prix standards par catégorie de service ou par client si votre profession ne les a pas définis (par exemple, les activités liées à la santé ont des tarifs déterminés pour les différentes professions et actes). Cela vous permettra de vous y référer naturellement au moment de parler du prix avec un client potentiel.
Ces prix prédéfinis doivent être les plus hauts possible. Il est plus facile d’offrir une réduction — un geste commercial — que d’augmenter les prix lorsque vous discutez avec un client potentiel.
La deuxième étape consiste à définir les conditions générales de facturation.
Vous devez toujours viser à facturer et percevoir à l’avance la plus grande part possible du montant total accordé, et de réduire le nombre de factures pour un service donné.
En effet, faire des factures (et vérifier leur paiement) demande du temps, et le temps que vous consacrez à cela est perdu pour la production (et la vente).
Par conséquent, je vous recommande de :
- Facturer, si possible, la totalité du montant avant de commencer. Ce n’est pas possible dans le secteur public, et ne s’applique bien sûr que pour des montants limités. Lorsque ceux-ci sont importants, je vous recommande d’appliquer des règles simplifiées : un montant fixe mensuel ou des factures avec un montant convenu à différentes étapes du projet (en gardant en tête d’encaisser le plus en avance possible).
- Définir les conditions de paiement à la réception de la facture. Les entreprises peuvent le faire pour peu que vous insistiez sur cet aspect et quand cela est établi dès le début, toutes les factures que vous enverrez recevront ce traitement toutefois exceptionnel.
Ces informations — liste de prix et conditions générales de facturation — méritent d’être décrites dans un document formel avec les mentions légales de votre entreprise et la date de validité. Il sera rare que vos interlocuteurs veuillent le voir, mais son existence vous aidera à les exprimer avec clarté aux clients potentiels.
Vous n’osez pas appliquer ces recommandations ?
Une façon de proposer ces conditions à vos clients potentiels est de leur expliquer, naturellement, la raison pour laquelle vous désirez facturer en avance et facturer sans délai. Selon le contexte, vous pouvez expliquer :
- qu’étant donné que vous êtes seul, ou qu’en étant une petite entreprise, il est important pour vous de consacrer votre temps à apporter de la valeur à vos clients plutôt qu’à gérer les factures ;
- qu’il est important, pour le succès du processus, de vous assurer de l’engagement du client en facturant l’intégralité de la prestation en avance ;
- que le montant est limité, et qu’il ne vaut donc pas la peine de le diviser en plusieurs factures qui vous feront perdre du temps à tous.
Bien sûr, tout ceci implique que vous obteniez les modalités de facturation avant de commencer, que quelqu’un de l’entreprise vous aide à passer le processus d’approbation (homologation) s’il y en a un, ou qu’on vous indique le processus de facturation (une boîte aux lettres spéciale à laquelle envoyer les factures, ou un outil en ligne dédié) le cas échéant.
Consultez le guide "Mieux vendre" pour plus d'informations.